【Teams】Microsoft Teamsにゲストメンバーを追加出来ない時の確認点
社内のコミュニケーションにMicrosoft Teamsを導入している会社は多いと思います。
我が社では主に下記の使い方をしてます
- 投稿でチーム内のコミュニケーション
- チーム内でのファイル共有
- チャットでは表のチーム投稿では話せないような内緒話
- カレンダーで自分の予定の把握(他の人の予定を把握する場合はOutlookで確認)
- 自社内の会議
これらのコミュニケーションですがチームメンバに「ゲスト」を追加すれば、他社(自社以外のテナント)のメンバーとも同じTeamsというツールを使って同じ情報の共有が出来ます。
Microsoft Teamsにゲストメンバーを追加する方法
Microsoft Teamsにゲストメンバー(他社メンバ)を追加することは簡単に出来ます。
用意するものは「相手のメールアドレス」だけです。
ゲストメンバーを追加したいチームの[…]＞[メンバーを追加] をクリック。
ゲストユーザのメールアドレスを入力すると、「XXXをゲストとして追加」が表示されるのでクリック。最後に[追加]ボタンをクリック
無事にゲストユーザを追加できましたでしょうか？
それとも下記のように「一致するものが見つかりませんでした。」と表示されゲストユーザが追加出来ない状態でしょうか？
この場合、組織の全体管理者に連絡をしてください。組織の設定でゲストユーザの追加やアクセスが許可されていない可能性があります。
【管理者】ゲストユーザが追加出来ない時の管理者設定の変更
Teamsへのゲストユーザの追加が出来るように現在の設定の確認と設定変更を行いましょう。
管理者としてMicrosoft 365 管理センターにログインします。
Microsoft 365管理センター＞ユーザ＞ゲストユーザを開き、[Teamsの設定を管理する]をクリック
画面右側に現在の設定が表示されます。現在の設定を確認してください。
「Teamsへのゲストアクセスを許可する」にチェックは入っていますか？
「Teamsへのゲストアクセスを許可する」にチェックが入っていないので、現在の設定ではTeamsにゲストユーザを追加することは出来ません。仮に他の方法でゲストユーザを追加出来たとしても、ゲストユーザがチームにアクセスすることが出来ない状態です。
「Teamsへのゲストアクセスを許可する」にチェックを入れて保存しましょう。
ただし管理者が設定を変更したからといって、即座にTeamsでゲストユーザが追加出来るわけではありません。設定が反映され社員のTeamsアプリでゲストユーザが追加出来るようになるまで数時間かかります。
我社の場合、設定変更直後はゲストユーザが追加出来ませんでした。設定変更後、30分ほど待つと、ゲストユーザの追加が出来ました。
Teams の詳細設定
Microsoft Teamsの管理センターを使えばもっと詳細なアクセス権限の設定ができます。参考までに確認方法を記載します。
Microsoft 365管理センター＞すべての管理センター＞Teamsをクリック
Microsoft Teams管理センターが表示されました
Microsoft Teams 管理センター＞組織全体の設定＞ゲストアクセスをクリック
Microsoft Teamsの ゲストアクセスに関する各種設定が表示されます。
[Teams へのゲストアクセスを許可する]が「オン」になっているか確認してください。「オン」になっていない場合は「オン」に設定変更をしてください。
ゲストアクセスのオン／オフ(許可／不許可)設定の他にも細かな設定変更が可能です。機会があれば詳しく紹介します。
組織(会社や部署)のポリシーに従って設定変更を行えば良いでしょう。
Teamsへのゲストメンバ登録は出来たがファイル共有が出来ない場合の対処方法
前述までの方法でゲストをTeamsへ追加することが出来ました。しかしこのままではゲストメンバとはファイルの共有が出来ない場合があります。その場合は下記の手順でゲストメンバにSharePointへのアクセス権限が割り当てられているか確認してください。
Microsoft365管理センター＞SharePointをクリック
SharePoint 管理センター＞ポリシー＞共有をクリック
外部共有＞コンテンツを共有できる相手 設定を確認してください。この設定が「自分の組織内のユーザのみ」でしたらゲストとファイルの共有が出来ません。
Teamsのファイル共有は、SharePointを使用しています。ブラウザでM365にログインしTeamsのファイル(フォルダ)とSharePoint上のファイル(フォルダ)を比較してみたください。同じ構成になっています。またTeamsのファイルを編集するとSharePointのファイルも変更されます。Teamsのファイル＝SharePointのファイルとお考えください。
コンテンツを共有出来る相手の設定を変更してください。最低でも「既存のゲスト」または「新規および既存のゲスト」に設定する必要があります。
最後に
最後まで記事をお読みいただきありがとうございます。文中の間違い、ご要望等ありましたらコメント欄にお願いします。